Види ділового спілкування

Ділове спілкування допомагає побудувати взаємини з колегами, підлеглими, партнерами та клієнтами. У процесі спілкування відбувається обмін не лише інформацією, а й досвідом, знаннями у певній галузі. Діловий етикет проникає абсолютно у всі сфери життя, існують різні види ділового спілкування.

Без знання певних правил неможливо вести дискусію у галузі науки, мистецтва, виробництва чи навіть торгівлі.

Що це таке?

Ділове спілкування є важливою складовою життя людини. Етикет у діловому середовищі є своєрідною опорою. У бізнесі існує кілька форм спілкування. Вибирати відповідні варіанти слід, враховуючи особистісні та психологічні особливості учасників дискусії. Можна виділити такі форми спілкування:

• Розмова – усний контакт між співрозмовниками, зводиться до обговорення важливих проблем та завдань, уточнення деяких нюансів щодо роботи. Учасники розмови у такому разі повинні мати право розбиратися з різними завданнями та приймати рішення. Статуси співрозмовників мають бути рівними.
• Переговори мають жорсткішу структуру. У них, як правило, беруть участь представники різних компаній чи підрозділів. Переговори використовуються для об`єднання зусиль з партнерами, які зацікавлені у вирішенні конкретного завдання.
• У нараді бере участь група або велике коло зацікавлених та залучених осіб. Нарада передбачає збір, аналіз інформації, обмін даними, а також ухвалення рішення у спірних моментах.
• Виступ – у цьому випадку одна людина або невелика група ділиться необхідною інформацією з аудиторією. У разі повідомлення не зводиться до обговорення теми, а подається як інформація. Дана форма спілкування вимагає від виступаючого лідерських якостей, уміння триматися у суспільстві, а також ораторських навичок.
• Листування – непрямий спосіб комунікації, грає своєрідну роль заочного спілкування. До цього виду спілкування належать накази, протоколи, постанови, запити, звіти, офіційні листи, інструкції тощо. Листування використовується для спілкування між підрозділами або організаціями. Необхідно дотримуватися конкретних правил під час листування.

Усі офіційні звернення повинні відповідати прийнятим шаблонам, необхідно також складати текст грамотно та без помилок.

Діловому спілкуванню потрібно вчитися. Особисті якості та демонстрація свого «Я» при цьому йдуть на другий план. Головним залишається вміння враховувати інтереси та побажання опонента та поєднувати їх зі своїми вимогами таким чином, щоб обидві сторони досягали бажаного результату.

Ділове спілкування складається з кількох етапів:

• Формування мотиву. Без нього не вдасться досягти ефективної взаємодії.
• Підготовка до спілкування – це складання плану бесіди, підготовка доказів та інформації. Необхідно також підготувати список завдань, які потрібно вирішити під час дискусії.
• Початок бесіди. Потрібно встановити контакт, після цього необхідно створити сприятливий для розмови «клімат відносин».
• Постановка проблеми – виділення кола проблем, виклад своєї позиції та бачення даного завдання. Проте врахуйте, що ви повинні заздалегідь підготувати тези на тему бесіди і бути готовими відповідати на поставлені запитання.
• Обмін інформацією - З`ясування позиції співрозмовника. Важливо підтримувати спілкування та відповідати на запитання доступною офіційною мовою, упускаючи при необхідності професійну термінологію.

Принципи корпоративного діалогу

У суспільстві люди усвідомлено дотримуються правил ділового спілкування задля досягнення конкретних цілей у корпоративному середовищі. У бізнесі мало обіймати певну посаду, необхідно також зміцнювати взаємини з різними людьми. Велике значення має таке:

• Уміння розташовувати людей і триматися у суспільстві – це важливі аспекти корпоративного діалогу. Для цього необхідно вміти чітко та ясно формулювати свої думки, грамотно аргументувати свою точку зору.
• Аналітичні дані та здатність швидко приймати рішення – завжди на вашому боці. Під час спілкування з партнерами пам`ятайте, що всі сторони зацікавлені у швидкому вирішенні спірних моментів.
• Важливо враховувати культурні особливості та національні традиції співрозмовника: безсумнівно, деякі звичаї та норми, прийняті в іншій країні, можуть здаватися неприйнятними чи образливими.

Якщо ви оволодієте навичками корпоративного діалогу, вам буде простіше та легше будувати стосунки з партнерами та колегами, спілкуватися з конкурентами та досягати поставлених цілей. Крім того, перед вами, поза сумнівом, відкриються перспективи кар`єрного зростання.

Різновиди

Основні поняття та норми ділової етики повинні бути відомі кожній людині, що поважає себе. Необхідно розуміти, що у бізнесі спілкування між людьми вибудовується не за взаємним уловлюванням настрою партнерів, а за певними стандартами. Вирізняють такі різновиди ділового спілкування (за функціональним призначенням):

• Вербальне та невербальне – полягають у необхідності стежити за промовою, мімікою, жестами та позами. При невербальній комунікації положення рук, ніг, погляди, нахил голови та мимовільні рухи можуть розповісти про почуття та настрої людини набагато більше, ніж усне мовлення. Варто навчитися контролювати міміку та жести.
• Письмові та усні. Для кожної форми спілкування виділяють окремі поняття та норми. До письмового виду спілкування належить будь-який документ, засвідчений підписами та печатками. До усного – планерки, наради, переговори, доповіді та інші форми ділового спілкування.

• Дистанційне та особисте. До дистанційного спілкування належать телефонні розмови, листування поштою. Особлива увага приділяється інтонаційному малюнку мови, стислості повідомлення. Використовувати жестикуляцію неможливо.

Під час особистого спілкування оцінюються зовнішній вигляд співрозмовника, інтонація, а також невербальні комунікації.

Стилі

Кожен стиль відрізняється певними особливостями. Потрібно вміти в них розумітися.

Класифікація стилів:

• Авторитарний. В його основі – незаперечна влада начальника та абсолютне підпорядкування співробітників. Будь-які рішення приймаються одноосібно і не обговорюються із зацікавленими чи залученими особами.
• Демократичний – головною особливістю є спільне обговорення питань та прагнення до порозуміння. При спілкуванні зі співрозмовником використовуються прохання, рекомендації та мотивація.
• Попустительський чи формальний – визначається мінімальною участю керівника в управлінні персоналом, веденні переговорів та прийняття рішень. Складні справи та прийняття ризикованих рішень переносяться на інших. Ефективність такого управління залежить більше немає від керівника, як від рівня розвитку групи.
• Ліберальний – щось середнє між авторитарним та демократичним стилями. Обговорення різних питань з партнерами чи колегами зводиться до мінімуму, але використовується в окремих випадках і лише з метою перекласти відповідальність на опонента.
• Офіційно-діловий – передбачає суворе дотримання комунікативних норм, мовних кліше та регламенту ділового спілкування, де немає місця прояву індивідуальності.
• Науковий – строга, коротка та витримана мова, доречна лише у сферах науки та освіти. Застосовується у дослідній чи викладацькій діяльності.

Цілі

Ділове спілкування стосується всіх зовнішніх сторін поведінки та поділяється на кілька напрямків:

• учасники розмови мають спільні цілі та мотиви;
• розмова відбувається в одному просторово-часовому проміжку;
• між усіма учасниками дискусії вибудовано чітку ієрархію спілкування, розподілено соціальні статуси;
• учасники комунікації дотримуються загальноприйнятих правил та норм при спілкуванні.

Ділове спілкування допомагає швидше встановити необхідні контакти, заручитися підтримкою надійних покровителів. Воно допомагає досягти порозуміння.

Можна виділити 4 функції ділового спілкування, які є основними:

• Інформаційно-комунікативна – передбачає збирання та надання конкретної інформації, а також обмін знаннями та досвідом.
• Інтерактивна – обумовлена ​​процесом взаємодії для людей. Застосовується у процесі взаємодії (поведінка, діяльність та рішення партнерів).
• Перцептивна – полягає у розумінні іншої людини. Встановлення чи ослаблення контакту відбувається з урахуванням порозуміння.
• Регулятивно-комунікативна – дозволяє скоригувати поведінку учасників дискусії. Для цього необхідно досконало володіти спеціальними методиками: вміти переконувати, знаходити компроміси та йти на поступки.

Крім того, необхідно враховувати особливі правила під час спілкування з діловими людьми. Будь-які звернення, повідомлення та інформація повинні відповідати трьом основам:

• за змістовною спрямованістю – повідомлення та інформація, що надається, повинні бути чіткими та лаконічними;
• виразна частина - відноситься до емоційної складової;
• спонукальна сторона – спрямована на думки та почуття співрозмовника.

Мовний етикет

При спілкуванні людина звертає увагу на промову та голос співрозмовника. Він оцінюється за певними показниками:

• Словниковий запас - відсутність слів-паразитів і грамотна, виразна мова дозволяють з упевненістю заявляти, що людина освічена та культурна.
• Розбірлива мова і правильна вимова слів – запорука успіху будь-якої людини.
• Інтонування - дозволяє розставити необхідні акценти.
• Темп мови – повільна мова викличе тугу, а швидка не дозволить сконцентруватися на інформації, що надається.
• Обговорення позитивних та негативних якостей конкурентів. Намагайтеся торкатися подібних тем вкрай тактовно та обережно. Це свого роду невинна маніпуляція, яка допоможе привернути до себе співрозмовника.
• Поєднання довгих та коротких фраз. Такий прийом дозволить утримувати увагу співрозмовника.

Мовний етикет так чи інакше пов`язаний із конкретною ситуацією спілкування. Оскільки кожна людина відноситься до соціуму, без дотримання певних правил неможливо побудувати взаємовигідні відносини у будь-якій сфері життя.

Пам`ятка щодня: тези

Щоб домогтися поваги серед колег та партерів, необхідно враховувати деякі нюанси:

• Обговорення позитивних та негативних якостей конкурентів. Намагайтеся торкатися подібних тем вкрай тактовно та обережно. Це свого роду невинна маніпуляція, яка допоможе привернути до себе співрозмовника.
• Поєднання довгих та коротких фраз. Такий прийом дозволить утримувати увагу співрозмовника.
• У діловому середовищі не слід демонструвати свої особисті уподобання та емоції при вирішенні різних завдань. Головну роль відіграють інтереси компанії, яку ви представляєте, та інтереси співрозмовника. Не варто переходити на підвищені тони або вступати в словесну суперечку: будь-які прояви емоцій негативно позначаться на вашій репутації та іміджі.
• Не змішувати роботу та особисте життя. Взаємини з колегами не повинні впливати на вирішення проблем компанії. Якщо не вдається побудувати теплі відносини з людиною, це не означає, що слід ігнорувати її думку та поради під час вирішення спільних завдань. Вміння відокремлювати особисті відносини від бізнесу допомагає сконцентруватися на бажаних завданнях та вирішити суперечки.

У наступному відео на вас чекають найважливіші навички ділового спілкування.