Ділова бесіда: правила, різновиди та етапи

Результати ділових відносин нерідко залежать від персональних переговорів та діалогів. Ділові контакти, з якими стикаються у письмовій формі або по телефонних комунікаціях, отримуються в особистих розмовах. Учасники співбесіди застосовують при цьому все різноманіття комунікативних засобів: користуються не лише промовою, а й жестами, мімікою, особистісним впливом.

До офіційного спілкування, що має свою власну логіку та традиції, потрібен спеціальний підхід. Воно регламентується етичними принципами та приписами та диктує необхідність неодмінної підготовчої роботи. Її структурні концепції дуже ясні.

Особливості та функції

Бізнес-розмова, як правило, є розмовою двох співрозмовників, тому вони повинні розглянути особисту специфіку супротивника, її мотиви, функції мовлення, застосовувати етикет. Міжособова комунікація передбачає різноманітність методів впливу на співрозмовника.

Теорія управління вважає розмову як виду спеціально організованої тематичної розмови, призначеної для регулювання адміністративних цілей. Розмови відбуваються в офіційній обстановці, а їхня характеристика дуже чітка.

Ділова бесіда, яка має певну тему і особисто орієнтована, часто здійснюється всередині однієї організації між співробітниками. Призначенням розмови стає бажання одного учасника комунікації за допомогою слів вплинути на іншого або на цілу групу співробітників, щоб підштовхнути до діяльності, змін у існуючій робочій обстановці або у взаємовідносинах, покращити їхню якість.

Ще однією метою ділової бесіди стає потреба формування керівництвом висновків та рішень, заснованих на думках та міркуваннях працівників.

Перевага ділових розмов перед іншими видами мовного спілкування полягає:

• У швидкості реакції до репліків співрозмовників, що допомагає отримати бажаний результат;
• у збільшенні поінформованості адміністратора за допомогою обліку, контролю та моніторингу точок зору, суджень, думок, доводів та скептичних висловлювань, почутих під час співбесіди;
• У доцільності гнучкого інтелектуального набору методів дослідження, що обговорюються, що є наслідком вирішення проблеми та претензій усіх партій.

У бізнес-розмові голова може безпосередньо реагувати на виражену репліку та враховувати точку зору та інтереси працівників через ефект зворотного зв`язку.

Бізнес-розмова зосереджена на втіленні певних функцій:

• відшукання нових напрямів;
• запустити перспективні проекти;
• взаємообмін даними;
• регулювання ініційованих заходів;
• взаємна комунікація працівників одного підприємства;
• Сприяння ділових контактах між установами, фірмами, галузями.

Чітко продумана та організована ділова бесіда дає відмінні результати для покращення роботи організації.

Фундаментальні правила

Результати ділової бесіди та нарад не тільки обумовлені підготовленістю до неї, а й визначаються побудовою самої розмови. Уникаючи безперечних помилок дозволяють накопичені методи проведення інтерв`ю та дотримання їх принципів. Атмосфера доброзичливості завжди повинна бути присутнім - різкі висловлювання неприйнятні.

Принцип раціональності передбачає стриманість поведінки, особливо у разі прояву партнером емоційності. Немає контролю над емоціями, як правило, негативно впливає на рішення. Оптимальним таке рішення не назвеш.

Принцип розуміння необхідний для того, щоб співрозмовники знайшли точки контакту в діалозі та досягли бажаного ефекту.

Упродовж розмови концентрація уваги розмовляє навіть при відсутності розсіювальних факторів. Враховуючи та відзначити такі нюанси, вам потрібно звернути увагу на себе в цей час і відновити перерваний контакт.

Принцип достовірності диктує обов`язковість дотримання автентичності інформування співрозмовника – навіть у тому випадку, якщо той дає неправдиві відомості. Це сприяє діалогу та дозволяє досягти бажаних цілей.

Важливим психологічним принципом є розмежування предмета розмови зі співрозмовником. Суб`єктивне ставлення до супротивника може вплинути на об`єктивність оцінки показників. Конструктивна розмова будується на розмежуванні подій з поглядами, а думок – з переживаннями.

Конкретизація таких загальних принципів ділових розмов є правилами їх реалізації, сприяючи безпеці та ефективності переговорів.

Правило подвійного інтересу у тому, що кожен із розмовляючих має подвійну зацікавленість: як суть і змістом теми розмови, а й співробітництво з партнером. Підтримка плідних відносин є настільки ж важливим завданням в розмові, ніж обмін інформацією.

Фахівці рекомендують надсилати бесіду таким чином, щоб це не створювало перешкод у взаєминах співробітників з керівниками. Для цього необхідно:

• не поспішати з висновками про спонукання та задуми співрозмовників, виходячи зі своїх припущень;
• концентражно слухайте суперника і показують, що це розуміється;
• озвучувати свою зацікавленість та свої цілі замість суперечки про минуле, причому думки повинні бути виражені ясно та чітко;
• Обговоріть перспективні дії.

Упор на інтерес до партнера також вважається значне правило, яке допоможе серйозно полегшити завдання обох співрозмовників. Фрази: «зрозуміло», «цікаво», «приємно дізнатися», природно вставлені в розмову, створять невимушену атмосферу і допоможуть висловити згоду та порозуміння. Це ж завдання може бути вирішено, якщо звертатися до співрозмовника, називаючи його по імені та по батькові, а також не виявляти занепокоєння та дратівливості.

Підтримка інтересу допоможе і бажання уточнити додаткову допоміжну інформацію.

Не варто порушувати взаємозв`язок, заперечуючи окремі моменти у твердженнях партнера. Його неправильно може бути неперевершеним: вигляд, тонус або жест.

Кожна розмова є способом відшукання точок дотику. Так що діалог успішно пройшов, не радити вам почати його з суперечностями. Зазвичай починають з таких тем, думки з яких збігаються, наприклад, про погоду. Це робиться так, що з самого початку не звучить негативну відповідь і не довелося витрачати зусилля, щоб переслідувати співрозмовника. Фахівці рекомендують завжди мати кілька заздалегідь заготовлених фраз, відповіді на які бувають лише позитивними.

Підготовка

Підготовка до ділової бесіди починається з найважливішого етапу – планування, що полягає у формулюванні проблем та завдань зустрічі, а також створенні плану переговорів та методів його здійснення. Професіонали радять:

• обміркувати та зважити передбачуваний процес наміченої розмови, скласти його програму;
• зібрати всю необхідну інформацію про можливий співрозмовник;
• протестувати ефективність своїх аргументів, потрібних для обґрунтування своїх переконань та задумів;
• перевірити логічність їх визначень і думок;
• продумати варіанти реакції співрозмовника або опонента на аргументи, що висуваються.

Мета часу та місце майбутньої розмови залежить від позиції та встановлення учасників. Вона може проводитися на своїй, чужій або нейтральній території. Після операційного навчання необхідно контролювати та редагувати зібрані та підготовлені матеріали та дати майбутній план інтерв`ю.

Перспективи успішного завершення ділового діалогу збільшиться при ретельній підготовці до нього.

Структура

Дизайн ділової розмови складається з 5 етапів:

• Почати розмову;
• надання інформації;
• аргументація;
• Зменшення аргументів супротивника;
• Затвердження речень.

Кожен з цих кроків базується на професійних знаннях, розумінні, логікості, до якої додаються особисті якості розмов, що мають серйозне значення в розмові. План бесіду повинен бути побудований на основі різних можливих варіантів його результату. Іноді ви повинні повторно висловити деякі аргументи.

На першому етапі - на початку діалогу - важливо знайти контакт з партнером, організувати привабливе середовище, відсоток співрозмовника та володіння ініціативою. Доцільно використовувати спеціальні методи, починаючи з початкового діалогу. До них відносяться:

• Методи звільнення від напруги, що сприяє встановленню тісних контактів з супротивником;
• спосіб зачепити співрозмовника, що дозволяє швидко входити в курс проблеми;
• Спосіб стимуляції фантазії, за участю великої кількості питань;
• методика безпосереднього підступу до проблеми.

Коректним початком розмови вважається знайомство, точне формулювання її мети та завдань, номінація теми, повідомлення регламенту розгляду питань.

На етапі надання інформації необхідно з`ясувати запити та висновки партнера, його мотивації, аргументи та побажання, інформувати планову інформацію, аналізувати позицію співрозмовника.

У процесі аргументу ви не повинні ігнорувати жодних маленьких речей, які можуть грати іноді вирішальну роль. Потрібно пам`ятати простоту, ясність, переконливість понять.

На етапі спростування вроджених суджень слід нейтралізувати свої коментарі. Для цього необхідно виразити свої аргументи, безсумнівно, не дозволяючи спростувати його думку. Відмова логіка полягає в тому, щоб проаналізувати сумнівну інформацію, знаходження справжньої причини, відбору концепції та методів. Це використовує різноманітні методи та трюки.

На етапі прийняття рішень, результати аргументу, які він прийняв та затверджений співрозмовником, виключаються, негативні нюанси та висновки усунуті, а результат, досягнутий та підтверджений, для подальшої співпраці. На цьому етапі, невизначеність не може бути здійснена так, щоб партнер також почав сумніватися в рішенні.

Завжди потрібно мати додатковий аргумент, щоб підтвердити свою тезу у разі коливання супротивника. Рекомендується стежити за поведінкою партнера, щоб передбачити свої подальші дії.

Сорти

Ця класифікація ділових розмов притаманні незалежними видами ділових розмов:

• при роботі;
• при звільненні з посади;
• Що стосується отриманої проблеми;
• Дисциплінарний.

Перший тип має тип вступного, основним завданням якого є роз`яснення та оцінка ділових якостей заявника на посаду. Наглядовий орган повинен попросити заявника лише декілька основних питань, що містять інформацію про особу: рівень освіти, досвід роботи, існуючі навички та здібності, причини пошуку роботи, рівень претензій на оплату. Іноді я повинен уточнити особисті якості.

Інтерв`ю для догляду працівника може бути двома типами: добровільним розрахунком або примусовим. У першому випадку адміністратор повинен з`ясувати причини звільнення - це пов`язано з удосконаленням управління організацією. Зазвичай у таких випадках можна вивчити корисну інформацію, яка дозволяє вирішити деякі проблеми.

Третій сорт - це розмова з працівником, які змушені розлучитися. Як правило, це досить складно для голови. У процесі такої бесіди слід спостерігати делікатес, але водночас це правда, так і справедлива, щоб визначити вимоги до неї. Є спеціальні правила та поради щодо того, як провести подібну розмову.

У проведенні проблемних та дисциплінарних бесідів, то слід розглядати увагу привернути увагу обставин, не можна діяти в підкрадах, необхідно уважно з`ясувати причини того, що сталося і знайшло рішення.

Методи аргументації та вибірка розмови, класифікація

Будівництво аргументації може базуватися на риторичних та спекулятивних методах. Риторика включає:

• Фундаментальний, що складається з прямого звернення до партнера;
• протиріччя, засноване на виявленні розбіжностей у аргументах;
• Методи відбору висновків, що призводить до бажаних результатів через проміжні висновки;
• порівняльний;
• Метод розчленування на основі відокремлення окремих частин;
• Метод "бумеранга";

Спекулятивні методи можуть розглядатися:

• перебільшення техніки;
• анекдотальний;
• використання повноважень;
• Техніка сумнівів у особистості співрозмовника;
• Метод ізоляції, що складається з подання окремих виразів у модифікованій формі;
• Перетворення напрямку на основі переходу на інше питання, яке не має відношення до суперечки;
• Розгляд переміщення в перебільшенні вторинних проблем;
• Техніка помилки, за якою повідомляється про заплутану інформацію;
• Затримка - затягування розмови;
• Апеляція, заснована на вирішенні симпатії;
• спотворююча техніка;
• Питання Capacan.

Фахівці рекомендують здійснювати ділові розмови: зробити пропозиції або оцінювати що-небудь у відповідь, що дозволяє зберегти позицію ініціативу, не дозволяють категоричному тону, зателефонувати до співрозмовника до діяльності, і в той же час отримувати необхідну інформацію. Наприклад, відповідні та раціонально використовуйте фрази:

• - Яка ваша думка про це? ";
• "Як ви вважаєте?.. ";
• - Або я розумію вашу точку зору? ";
• - Не перевіряємо з вами ще один варіант? ";
• «Чи не думаєте ви, що ситуація не на користь вашого судження прямо зараз? ".

Ділова бесіда сприяє реалізації бажання людей, щоб змінити ситуацію або встановлює якісно нові відносини між учасниками діалогу. Такі розмови є важливою частиною ділових відносин та політики, що представляють створення зв`язків між партнерами, уповноваженими своїми організаціями для вирішення проблем. Треба коротко говорити.

Докладніше про правила ділового зв`язку, див. Наступне відео.