Ділові переговори: види, правила та приклади проведення

Ділові переговори присутні у житті кожного менеджера будь-якої ланки. По суті, це ділова бесіда, яка є формою усного обміну інформацією між декількома людьми. Не завжди приймаються офіційні рішення після проведення ділових переговорів, але вони бувають корисними завдяки отриманій під час бесід інформації.

Що це таке?

Ділові переговори – це ділове спілкування, яке допомагає досягти угоди між сторонами. Переговори необхідні для того, щоб можна було з партнером обговорити проблему, а також спробувати знайти рішення, яке задовольнить усі сторони. На сьогоднішній день кваліфікованому менеджеру дуже важливо вміти проводити ділові переговори.

Переговори можуть нести такі функції:

• Інформаційна –коли сторони хочуть лише обмінятися різними точками зору під час підготовки до основних переговорів.
• Комунікативна – у цьому випадку сторони воліють налагоджувати нові зв`язки, стосунки.
• Контроль, координація дій. У цьому випадку переговори ведуть партнери, які вже встановили ділові відносини, і їм необхідно лише уточнити деякі нюанси щодо раніше досягнутих відносин.
• Регулятивну - це функція необхідна, якщо потрібно вчасно залагодити проблему або конфлікт, припинити всі суперечки.

Ділові переговори можна розділити на два типи – внутрішні та зовнішні. Внутрішні переговори проводяться всередині своєї команди чи компанії. Зовнішні переговори – це ті, в яких є запрошена сторона, це можуть бути партнери, конкуренти або замовники. Внутрішні переговори часто закінчуються взаємними домовленостями. Тут над отриманням позитивного для компанії результату працюють дві сторони: вони аналізують, роблять висновки та пропонують найкращі варіанти виходу із ситуації, що склалася.

У Гарварді випускники та професори придумали новий вид принципових переговорів. Тут чергують поступки та твердість позиції. Нам відомий цей метод як «метод батога та пряника». Суть даного принципу – тримати жорстку позицію, яка дозволяє розглянути насамперед лише ключову суть проблеми або питання, що обговорюється.

Етика: основні правила та вимоги

З партнерами по бізнесу найкраще дотримуватися встановлених у діловому середовищі правил. Це в майбутньому дасть вам можливість мати гарні, міцні та взаємовигідні стосунки.

У давній Візантії «протокол» був першою частиною документа, де зазвичай знаходився список учасників зустрічі. Сьогодні це зведення правил, згідно з яким має відбуватися проведення різноманітних церемоній, встановлюватися дрес-код, форма офіційних листів та інше.

Кожне порушення законів протоколу означатиме, що у тих, хто порушив протокол, можуть виникнути проблеми. Ця сторона має вибачитись за свою помилку. Потім помилку необхідно обов`язково виправити. Завдяки дотриманню протоколу під час переговорів та вітань, при документообігу та веденні різноманітних договорів ділові зустрічі набувають більшого значення.

Завдяки встановленому протоколу на переговорах спостерігається комфортна для спілкування та невимушена обстановка. Все це тільки сприяє тому, що досягаються бажані для сторін результати.

У кожній країні є свої національні етичні норми. Але переважно це поняття одне для всіх.

Підготовка: особливості

Практично вся підготовка до переговорів (як внутрішніх, так і зовнішніх) ділиться на кілька елементів. До основних можна віднести такі:

• визначення проблеми, навіщо необхідно провести переговори;
• пошук тих, хто допоможе вирішити проблеми, що виникли;
• визначення інтересів (своїх та партнера);
• чітке формулювання плану та програми зустрічі;
• у разі потреби підбираються представники делегації;
• організаційні моменти – збір документації, таблиць, зразків та інших матеріалів, які можуть стати в нагоді у переговорах.

Порядок переговорів відбувається таким чином: після початку зустрічі всі присутні обмінюються необхідною інформацією, наводять аргументи та контраргументи, аналізують ситуацію, приймають рішення, завершують переговори.

Види переговорів

Зустрічі можуть бути внутрішні та зовнішні, офіційні та неофіційні. Це їхні основні стилі. Різниця в них – наявність документального закріплення окремих моментів, протоколу переговорів, особливостей тем, що обговорюються, і предмета даної бесіди.

За характером переговори можна розділити на партнерські та зустрічні. Зустрічні переговори проводяться у випадку, якщо між сторонами виник конфлікт, який необхідно вирішити. При цьому рішення має бути нейтральним і влаштовувати обидві сторони. Даний тип бесіди відомий своєю агресивністю, тому що кожна сторона хоче перемогти у переговорах. У цьому виді розмов зазвичай обговорюються партнерство, співпраця, розвиток сторін.

Етапи

Переговорний процес можна поділити на кілька етапів. Їхня структура давно визначена. Одним з головних етапів у переговорах вважається ознайомча бесіда, під час якої можна уточнити предмет зустрічі, вирішити питання щодо організації переговорів. Також це може бути зустріч експертів, яка зазвичай відбувається до початку переговорів керівників та делегацій.

Обов`язково має бути завершення, підбиття підсумків, характеристика зустрічі.

До основних шести етапів відносять:

• Підготовка. Правильна підготовка до ділових переговорів несе у собі 90% успіху. Незважаючи на велике бажання діяти експромтом, не рекомендується перед зустріччю ігнорувати цей етап. Далі можна додати проміжний етап уявлень.
• Прояснення. Не дійте одразу, не починайте торги. Спробуйте технічно налагодити контакт із іншою стороною, визначте його стандарти. Далі, спробуйте, за допомогою попередньо підготовлених питань, з`ясувати, які інші сторони мають інтереси.
• Висунення пропозицій. Цей етап характерний як засіб вирішення суперечливих ситуацій. Тут сторони можуть обмінятися пропозиціями, визначити, де і чому вони виникли непорозуміння. Обов`язково виправити всі розбіжності та суперечки.
• Торг. Ця частина зустрічі впливає на те, що ви згодні. Тут можна вирішити всі розбіжності шляхом обміну інформацією, поступками. Ефективна торгівля - це обмін тим, що може мати іншу ціну та цінність для кожного супротивника.

Тактичні прийоми: приклади діалогів

Щоб абсолютно будь-які переговори, вам потрібно підготуватися до. При підготовці бажано зібрати необхідну інформацію про партнера, заздалегідь продумати аргументацію за своєю пропозицією, а також бажано продумати і програти завчасно всі можливі варіанти результату ділової бесіди.

Існує величезна кількість важких переговорів. Основних кілька.

Ущільнювальний

Тут жорсткий переговорник викладає всі карти на стіл майже відразу. У той же час, він оголошує абсолютно всі ресурси, які у нього є в наявності (чи ні). Розрахунок у такій тактиці переговорів будується те що, що це варіанти, які може заготувати інший бік, відразу вважаються «неправильними» і «непривабливими» для співробітництва.

Якщо жорсткий бічний супротивник сприймає цю інформацію як факт, він не має нічого іншого, крім згоди або догляду. До недоліків даного методу можна віднести можливу втрату потенційного партнера (можливо у майбутньому).

Партія "жертва" може торгуватися до останнього. Погодитись на початкові умови можна, але після спроби поборотися за вигідніші умови. Є випадки, коли "жертва" завоювала переговори до їхньої сторони.

Після того, як жорсткий опонент озвучить «жертві» всі умови, можна погодитись поговорити про ці умови. У такому разі «жертва» може вивести опонента на потрібний їй сценарій, надаючи свої аргументи.

Можна стояти на своїй позиції жорсткіше. Тут суперник може подумати про те, що він програє, і може приймати умови "жертви" (з деякими поправками у своєму напрямку).

У поєднанні зі словами «Так, але за умови…» та дружньої розмови, опонент може трохи розслабитись. Далі «жертва» може йти у наступ. Мета цієї гри полягає в тому, щоб продовжити розмову.

Емоційна гойдалка

Сильний опонент переговорів змінюватиме настрій іншої сторони. Тут, приємні слова звуку з жорстких переговорів, потім звинувачення. Протиріччя з вуст однієї людини під час однієї бесіди, заважатиме «жертві» думати про свою пропозицію. Це може бути в заплутаному стані, може втратити психологічну стабільність.

Щоб протистояти сильному опоненту у цьому виді переговорів, "жертва" повинна спочатку розуміти, що це гра і проходить вона виключно з однією метою. Для того, щоб покласти сторону атакуючої в глухому куті, це буде досить м`яким, але наполегливо просить розібратися в ситуації, яка сталася, використовуючи «Створює критерії» метод. Обов`язкова умова – «жертва» має говорити впевнено та неагресивно. Це веде зловмисник до кінця і не дає змогу дорікати супротивника в грубому переговорах.

Ультиматум наприкінці розмови

У цій тактиці дві раніше поєднуються. Спочатку жорсткий переговорник спілкується, проводить торги та інше. Все минає добре до моменту, коли «жертва» хоче сказати своє остаточне «так». Існує вже жорстка сторона, щоб повністю включити до роботи і переходить до нападу, кажучи: "Ця пропозиція не підходить для нас. Нам це нецікаво».

Розрахунок зроблено на те, що розслаблена «жертва» не даватиме відсіч жорсткому переговорнику і зможе прийняти перші умови, які спочатку обговорював жорсткий опонент на початку переговорів.

Під час цього методу проведення переговорів діє низка категоричних заборон:

• Ви не можете прийняти жодних заяв у відношенні до себе і до пропозиції. Якщо у жорсткого опонента були б якісь зауваження щодо вашої особи, він би одразу їх висловив.
• Цей спосіб розмови не повинен бути завершений після першої відмови. У цьому випадку торг доречний.
• Не вибачайтеся.
• Не виправдовуйтесь.
• Не здавайте свої позиції.
• Не атакуйте у відповідь або показати агресію.
• Не давайте своєму співрозмовнику негативну оцінку. Не подобається йому.
• Намагайтеся замінити неприємні та негативні слова на м`якіші.

У цьому типі переговорів можна здійснити кілька дій, щоб повернути ситуацію на свій бік:

• Попросіть роз`яснення питань. Працюйте по кожній окремій позиції, яка називається співрозмовником.
• Запитайте про критерії. Наприклад: «Чи правильно я розумію, що…», «Що для вас важливого ми не згадали в бесіді? ".
• Можете спробувати викрити співрозмовника такими, що наводять: «Правильно, чи я розумію, що ви торгуєтеся зі мною? "," Я думаю, що наша пропозиція не підходить. Чи можете уточнити, чим саме? ".

Метод нав`язування свого бачення розмови

Згідно з певними правилами дещоплавного декларації, існує тимчасова рамка розмови, яка спочатку говорить навіть на попередньому етапі. Тому, коли сторони приходять на переговори, вони вже розуміють, що на них чекає. На підставі цього вони створюють план розмови, вибирають аргументи, тактику, факти. Жорстка сторона в даному випадку намагається зламати весь сценарій переговорів, який ви вже заздалегідь приготували, і нав`язати свій.

Це розраховано, що після порушення сценарію "жертва" не зовсім готова до відновлення та реагувати на виникнення ситуації. "Жертва" отримує своєрідну психологічну травму, вона відчуває, що нею керують.

Швидкий перебіг розмови

До початку зустрічі сторони можуть обговорити коло проблем, що обговорюються на переговорах. Переговірник вважає, що зустріч затримає в 40-хвилинний мінімум. Однак одразу після зустрічі жорстка сторона озвучує, що є лише хвилин 10 – 15 і не більше. «Жертва» ж заготовила свою презентацію хвилин на 15 мінімум.

Це призначено для продемонстрації слабкої сторони своєї слабкості. Або "жертва" буде підкорятися правилам і вимогам, або негайно виходить. У жодному разі не можна обурюватися, приймати всі сказані жорсткою стороною слова, за правду, намагатися вкластися у відведений час.

Що я можу зробити:

• Ви можете погодитись. Однак, краще не звертати увагу. Проводьте переговори так, начебто нічого не сталося.
• Зустріч зазвичай керується тим, хто вміє почути і задавати правильні питання. Насамперед, не завалюйте інший бік презентацією себе та своєї пропозиції. Спочатку запитайте його про свої потреби, які критерії важливі для нього.
• Після того, як ви з`ясували всі його потреби, ви можете дати своєму опоненту саме те, що він хотів.

Ви завжди можете застосувати різні маніпуляції, побудувати стратегії, але ви завжди повинні бути готові до компромісу.

На наступному відео ви чекаєте методології переговорів про бізнес-переговори (підготовка, техніка маніпуляцій та приклади ефективного ділового зв`язку).